BAB 2 SKRIPSI

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.” Menurut Moscove, “ suatu sistem adalah suatu entitiy ( kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan (disebut subsistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuantujuan tertentu.” Menurut Murdick, “suatu sistem adalah kumpulan elemenelemen yang dijadikan satu untuk tujuan umum.” Sedangkan menurut penulis, sistem adalah “kumpulan jaringan kerja dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan menjadi satu untuk menyelesaikan sasaran tertentu”. 2.2 Pengertian Informasi “Informasi adalah data yang berguna untuk diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.” (Bodnar dan Hopwood, 2001). 2.3 Pengertian Akuntansi “Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Akuntansi menyediakan cara untuk menyajikan dan meringkas kejadian – kejadian bisnis dalam bentuk informasi keuangan kepada para pemakainya.” ( Suwardjono, 2002). 2.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi “Sistem Informasi Akuntansi adalah serangkaian dari satu atau lebih komponen yang saling berelasi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi informasi.” (Romney, 2001). Akuntansi merupakan bahasa dalam bisnis. Setiap perusahaan menerapkan sebagai alat komunikasi. Menurut Kieso sistem informasi akuntansi adalah “ The system of collecting and processing transaction and disseminating financial information to interested parties.” Definisi menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin: “SIA adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen).” Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood “Sistem Informasi Akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi.” Sedangkan menurut penulis, SIA adalah ”sistem yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses transaksi, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi sehingga berguna bagi pihak yang membutuhkan” . Menurut Mulyadi dalam sistem akuntansi ( 2008 : 3 ) mendefinisikan sistem akuntansi yaitu “Organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. Formulir ini merupakan keluaran sistem lain yang menjadi masukan sistem akuntansi. Sistem lain yang menghasilkan formulir ini terdiri dari sub-sub sistem yang diberi nama prosedur. Menurut Nugroho Widjajanto dalam Sistem Informasi Akuntansi (2008 : 4) suatu sistem akuntansi selalu terbentuk dari : 1. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota (voucher), cek dan laporan-laporan yang dipergunakan untuk membangun sistem akuntansi dan administratif perkantoran, termasuk berbagai prosedur yang merupakan dasar pembuatan ayat-ayat akuntansi. 2. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu-kartu dan buku-buku dalam pengertian harfiah, maupun dalam bentuk format yang hanya terbaca oleh mesin. Buku-buku ini meliputi jurnal maupun buku besar. Menurut DRS. Narko, M.M., AKT. (2007 : 3) sistem akuntansi pada umumnya diartikan sebagai jaringan yang terdiri formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, alat-alat, dan sumber daya manusia dalam rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk keperluan pengawasan, operasi maupun untuk kepentingan pengambilan keputusan bisnis bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Tujuan Sistem Akuntansi menurut DRS. Narko, M.M., AKT. (2007 : 4) adalah penyediaan informasi akuntansi kepada pihak-pihak yang memerlukan. Yang termasuk informasi akuntansi adalah laporan laba-rugi, laporan perubahan modal, neraca, laporan sumber dan penggunaan dana serta laporan-laporan lainnya. Tujuan umum penyusunan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2008 : 19) dalam bukunya yang berjudul sistem akuntansi : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4. Untuk melengkapi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. 2.4.1 Fungsi Utama Sistem Informasi Akuntansi 1. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan. 2. Memproses data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan yang memungkinkan bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan. 3. Menyediakan kontrol yang cukup untuk menjaga asset dari organisasi termasuk data. Kontrol ini memastikan bahwa data akan tersedia ketika dibutuhkan dan data tersebut akurat serta dapat dipercaya. Sistem informasi perusahaan dalam dunia usaha mempunyai 3 sasaran utama, yaitu : 1. Menyediakan informasi yang menunjang pengambilan keputusan, 2. Menyediakan informasi yang mendukung operasi harian, 3. Menyediakan informasi yang menyangkt pengelolaan kekayaan. Menurut Barry E. Cousing dalam buku Accounting Information Systems and Business Organization yang diterjemahkan oleh Ruchyat Kosasih dalam buku Sistem Informasi Akunansi dan Organisasi Perusahaan, sistem informasi akuntansi menyediakan informasi baik untuk para pemakai informasi intern maupun informasi ekstern, antara lain : • Kebutuhan Informasi Ekstern : 1. Para Langganan ( Customers ) 2. Para Leveransir ( Supplier ) 3. Para Pemegang Saham ( Stockholders ) 4. Para Pegawai ( Employees ) 5. Para Pemberi Pinjaman ( Lenders ) 6. Instansi Pemerintah ( Goverments ) • Kebutuhan Informasi Intern : 1. Manager 2. Karyawan 2.4.2 Komponen-komponen Sistem Informasi Akuntansi Istilah sistem informasi akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Menurut Greoge H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam buku Accounting Information Systems yang diterjemahkan oleh Rudi M. Tambunan dan Amir Abadi Jusuf dalam buku Sistem Informasi Akuntansi, siklus-siklus pemrosesan transaksi dalam aktivitas bisnis, umumnya terdiri dari : 1. Siklus pendapatan, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan. 2. Siklus pengeluaran, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajibanbyang berkaitan. 3. Siklus produksi, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa. 4. Sklus keuangan, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa komponen-komponen sistem informasi akuntansi terdiri dari siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi dan siklus keuangan. Selain keempat siklus tersebut, ada siklus kelima, yaitu siklus pelaporan keuangan. Siklus pelaporan keuangan bukan merupakan suatu siklus operasi. Siklus ini mendapatkan data akuntansi dan data operasi dari siklus-siklus yang lain serta memproses data tersebut sedemikian rupa sehingga laporan keuangan dapat disajikan. Kesesuaian penyajian laporan keuangan dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum memerlukan banyak jurnal penyesuaian dan penilaian. Penilaian dan jurnal penyesuaian ini tidak semata-mata berasal dari transaksi pertukaran yang terjadi dalam aktivitas bisnis, misalnya depresiasi dan perhitungan kurs valuta asing. Aktivitas semacam ini merupakan bagian dari siklus pelaporan keuangan perusahaan. 2.5 Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 2.5.1 Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas terdiri dari prosedur-prosedur dan catatan-catatan yang digunakan untuk mengolah data mengenai aktivitas penjualan dan penerimaan kas yang merupakan satu kesatuan dalam menghasilkan suatu informasi keuangan. Setiap transaksi penjualan dan penerimaan kas harus memisahkan antara bagian pengiriman barang, bagian pembuatan faktur, bagian gudang, bagisn kasir dan bagian pencatatan. Hal ini dilakukan sesuai dengan pengendalian intern yang baik. 2.5.2 Sistem Akuntansi Penjualan Penjualan adalah kenaikan sistem aktiva yang berasal dari penjualan barang dagangan atau barang produksi selama periode tertentu yang merupakan kegiatan rutin perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada langganannya. Pengertian Penjualan Menurut Soemarso : “ Pada saat perusahaan menjual barang dagangannya, maka diperoleh pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan”. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam SAK yaitu : “Penjualan barang meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual dan barang yang dibeli untuk dijual kembali, seperti barang dagang yang dibeli pengecer atau tanah dan property lain yang dibeli untuk dijual kembali”. Dalam hal menjual barang secara tunai, informasi yang dibutuhkan dari transaksi penjualan tunai adalah : 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai 3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka watu tertentu. 4. Nama dan alamat pembeli 5. Kuantitas produk yang dijual 6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan 7. Otoritas pejabat yang berwenang Dalam sistem penjualan terdapat beberapa prosedur, baik itu prosedur dalam penjualan kredit maupun penjualan tunai. Adapun prosedur dalam penjualan tunai adalah : 1. Prosedur Order Penjualan Bagian penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. 2. Prosedur Penerimaan Kas Menerima faktur penjualan tunai dan uang tunai dari pembeli. 3. Prosedur Pencatatan Penjualan Bagian akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan manajemen. 4. Prosedur Penyerahan Barang Penyerahan barang dengan cara membubuhkan cap yang sudah diambil oleh faktur penjualan tunai. 5. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Penyerahan barang dengan cara membubuhkan cap yang sudah diambil oleh faktur penjualan. 6. Prosedur Rekonsiliasi Bank Mengawasi penerimaan kas dan penyetoran kas bank. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai,yaitu : 1. Surat order pengiriman dan tembusannya mencakup segala informasi yang diperlukan. Digunakan untuk mencatat pesanan dari pembeli dan untuk dikirimkan kepada pembeli. Isi dokumen yaitu jenis barang, jumlah, tanggal pengiriman dan spesifikasi. Pengendalian intern yang terdapat pada dokumen adalah nomer urut tercetak, diperiksa oleh bagian pengiriman dan bagian order penjualan. 2. Faktur penjualan tunai ( FPT ) dan tembusan mencakup segala informasi yang diperlukan. Isi dokumen yaitu keterangan barang, jumlah barang dan harga satuan. Pengendalian Intern yang terdapat pada dokumen adalah nomor faktur tercetak, diotorisasi oleh departemen keuangan. Faktur penjualan tunai (FPT) diisi oleh bagian order penjualan dalam rangkap 3 antara lain : a. Lembar 1 : Diberikan ke pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran barang ke bagian kasa. b. Lembar 2 : Diberikan ke bagian pembungkus beserta barangnya sebagai perintah penyerahan barang ke pembeli yang telah membayar di kasa. Tembusan ini juga berfungsi sebagai slip pembungkus yang ditempel di pembungkus barang untuk identitas barang. c. Lembar 3 : Diarsip sementara berdasarkan nomor urutnya oleh bagian order penjualan/pelayan sebagai pengendali apabila nanti terjadi kejanggalan transaksi penjualan. Disamping itu juga tembusan ini berfungsi untuk pengendali perhitungan komisi dan bonus pelayan. 3. Rekapitulasi harga pokok penjualan Digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Isi yang terdapat pada dokumen adalah kode rekening, ama persediaan. 4. Pita Register Kas Dokumen ini dihasilkan oleh mesin yang dioperasikan bagian kasa setelah terjadi transaksi penerimaan uang dari pembeli sebagai pembayaran atas barang. Dokumen ini berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk meyakinkan bahwa faktur tersebut benar-benar telah dibayar dan dicatat dalam register kas. 2.5.3 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Pengertian Penerimaan Kas Menurut PSAK No.9, definisi kas adalah : Yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Penerimaan kas adalah sejumlah uang yang masuk dan tercatat dalam kas perusahaan atau dalam rekening bank perusahaan yang merupakan hasil dari kegiatan penjualan atau dari hasil penerimaan piutang tertagih. Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Rekening bank adalah saldo rekening giro perusahaan yang dapat dipergunakan secara bebas untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Sumber dari penerimaan kas suatu perusahaan terutama bergerak dibidang perdagangan, umumnya berasal dari transaksi penjualan tunai dan penagihan piutang usaha. Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas. Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Fungsi penjualan Bagian penjualan berfungsi sebagai penerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke dalam kas perusahaan. 2. Fungsi kas Bertangung jawab sebagai penerima kas dar pembeli. Fungsi ini berada dibagian kasir. 3. Fungsi gudang Berfungsi untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman. Fungsi ini berada di bagian gudan. 4. Fungsi pengiriman Bertugas untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli. Fungsi ini berada di bagian pengiriman. 5. Fungsi akuntansi Bertanggung jawab dalam pencatatan transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. Fungsi ini berada di bagian jurnal. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Faktur Penjualan Tunai (FPT) Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan manajemen mengenai transaksi tunai. Pengantar pembayaran oleh pembeli kepada bagian kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan kedalam jurnal penjualan. Merupakan perintah penyerahan barang kepada pembeli yang telah melaksanakan pembayaran harga barang ke bagian kas. Berfungsi sebagai slip pembungkus yang ditempelkan oleh fungsi pengiriman diatas pembungkus sebagai alat identifikasi bungkusan barang. 2. Pita Register Kas (PRK) Bukti penerimaan pembayaran dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. 3. Credit Card Sales Slip Sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit dalam melakukan transaksi penjualan. 4. Bill Of Lading Bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. 5. Faktur Penjualan COD Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerima barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan. 6. Bukti Setor Bank Dokumen ini sebagai bukti penyetoran kas ke bank. 7. Rekap Harga Pokok Penjualan Digunakan oleh akuntan untuk meringkas harga pokok penjualan yang dijual selama satu periode. Jurnal yang terkait dalam transaksi penjualan dan penerimaan kas antara lain : 1. Jurnal Penjualan 2. Jurnal Penerimaan Kas 3. Jurnal Umum 4. Kartu Persediaan 5. Kartu Gudang 2.6 Sistem Pengendalian Intern Pengendalian intern merupakan tindakan pengendalian dan pengamanan bersifat internal perusahaan. Pengendalian intern lemah dan tidak tepat dapat menimbulkan masalah serius. Informasi yang dihasilkan oleh sistem akuntansi mungkin sekali tidak dapat diandalkan, tidak lengkap, dan mungkin tidak tepat waktu dan sumber daya perusahaan mungkin tidak bermanfaat secara efektif dan menjadi rentan terhadap kemungkinan rusak atau hilang. Manajemen perlu memperhatikan memadainya tindakan-tindakan pengendalian dan pengamatan yang membentuk pengendalian intern. Menurut Mulyadi dalam sistem akuntansi (2008 : 164) pengendalian intern meliputi : Struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, megecek ketelitian keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan pengendalian intern menurut Mulyadi dalam Sistem Akuntansi (2008 : 163) adalah : 1. Menjaga kekayaan organisasi 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah diterapkan Berikut ini unsur-unsur pokok pengendalian intern : Dengan adanya pengendalian intern, pemborosan dan penyelewengan dapat dikurangi dan diatasi sehingga menghasilkan pekerjaan yang efisien dan efektif. Menurut Nugroho Widjajanto dalam informasi akuntansi pengendalian intern yang memadai memerlukan unsur-unsur berikut : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3. Pelaksanaan kerja yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutu sesuai dengan tanggung jawabnya 2.6.1 Komponen-komponen struktur pengendalian intern Struktur pengendalian intern mencakup lima kategori dasar kebijakan dan prosedur yang dirancang dan digunakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan pengendalian dapat dipenuhi. Menurut A.A. Arens dan J.K Loebbecke dalam buku Auditing an Integrated Approach yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dalam bukunya Auditing Pendekatan Terpadu, komponen struktur pengendalian intern terdiri dari: 1. Lingkungan Pengendalian Tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen puncak, harmonis dan pemilik satu entitas mengenai pengendalian dan arti pentingnya. 2. Penetapan Resiko oleh Manajemen Identifikasi dan analisis oleh manajemen atas resiko yang relevan terhadap penyiapan laporan keuangan agar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. 3. Sistem Komunikasi dan Informasi Akuntansi Metode yang dipakai mengidentifikasi, menggabungkan, mengklasifikasikan, mencatat dan melaporkan transaksi satu entitas untuk menjamin akuntabilitas untuk aktiva yang terkait. 4. Aktivitas Pengendalian Kebijakan dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk memenuhi tujuannya untuk pelaporan keuangan. 5. Pemantauan Penilaian efektivitas rancangan operasi struktur pengendalian intern secara periodic dan terus menerus oleh manajemen untuk melihat apakah manajemen telah dilaksanakan dengan semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keadaan. 2.7 Pengendalian Intern atas Sistem Penjualan dan Penerimaan Kas Pengendalian intern terdiri dari kebijakan dan prosedur yang terkoordinir untuk tujuan menjaga keamanan harta kekayaan perusahaan, khususnya dalam penjualan dan penerimaan kas agar kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan dapat ditaati dan tujuanperusahaan dapat tercapai. 2.7.1 Pengendalian Intern atas Penjualan Menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi, unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Organisasi o Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas o Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi o Transaksi penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan o Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir penjualan tunai. o Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. o Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit o Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. o Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. 3. Praktik yang Sehat o Faktur pejualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakainnya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. o Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. o Penghitungan saldo kas yang ada kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. ( 12 : 472-473 ) Pengendalian intern yan tercakup dalam prosedur penjualan menurut Joseph W. Wilkinson dalam buku Accounting and Information Systems yang diterjemahkan oleh Marianus Sinaga dalam buku Sistem Informasi Akuntansi, anatara lain : 1. Penyiapan dokumen penjualan dan pengiriman yang dirancang dengan baik serta dinomori terlebih dahulu. 2. Penerbitan dokumen perangkat ganda yang hanya bisa dilakukan jika ada otorisasi yang absah, seperti pesanan dari langganan dan persetujuan dari departemen kredit. 3. Pemindahan barang dari gudang barang jadi serta pengirimannya yang hanya bisa dilakukan jika otorisasi tertulis, seperti salinan pengeluaran barang telah diterima. 4. Penagihan pelanggan yang hanya dilaksanakan berdasarkan nota pengiriman yang diterima dari departemen pengiriman dimana nota tersebut menunjukkan jumlah barang yang dikirim. 5. Verifikasi terhadap semua data yang terdapat dalam faktur penjualan ( misalnya jumlah barang, harga perunit, nilai penjualan ) sebelum faktur tersebut dikirim. 6. Persetujuan pendahuluan sehubungan dengan retur dan potongan harga penjualan serta penghapusan piutang. 7. Pemisahan organisasional antara tugas penjagaan yang dilaksanakan di gudang barang jadi dan departemen pengiriman dengan tugas pencatatan pesanan penjualan, penagihan, piutang usaha dan departemen pengendalian persediaan. 8. Verifikasi atas perhitungan faktur penjualan oleh rekening kedua atau dengan menggunakan peralatan otomatis. 9. Pembandingan faktur penjualan yang telah disiapkan terhadap nota pengiriman dan pesanan terbuka guna melihat kesesuaian antara pesanan yang diterima dengan faktur penjualan yang dikirimkan. 10. Penyiapan jumlah batch yang akan dibandingkan dengan jumlah keseluruhan yang diposkan keperkiraan pelanggan. 11. Rekonsiliasi antara perkiraan pengendali piutang usaha dalam buku besar umum dengan buku besar pembantu piutang usaha. ( 18 : 115 ) 2.8 Sistem dan Dokumentasi dalam SIA Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain dan dokumentasi serta memahami kaitan antar-subsitem. Teknik sistem ini biasanya berupa diagaram. Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan. Flowchart merupakan diagram simbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem. Tabel 2.1 Simbol Dasar pada SIA Input/ Output , yaitu membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu pemprosesan.data yang telah diproses dikeluarkan dalam bentuk kertas atau dalam bentuk disk magnetic yang lain. Proses menggambarkan setiap fungsi pengolahan data , sebagai contoh , eksekusi serangkaian operasi yang menyebabkan perubahn nilai informasi, bentuk informasi atau lokasi informasi. Garis Lurus digunakan untuk mengaitkan symbol yang satu dengan yang lainya. Garis lurus ini mengindikasikan urutan informasi dan operasi yang harus disajikan. Anotasi (komentar) mengambarkan deskripsi tambahan atau catatan penjelas. Tabel 2.2 Simbol Input / Output Spesifik pada SIA Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Nama dokumen dicantumkan ditengah simbol. Penyimpanan Online mengambarkan fungsi input /output dengan menggunakan berbagai media penyimpanan online , seperti disk magnetic, atau optical disk. Magneric Tape, Magnetic Disk ,Punched Tape , masing-masing menggambarkan fungsi input/output media tertentu. Input manual , menggambarkan fungsi input pada saat informasi dimasukan secara manual pada saat pemrosesan, seperti menggunakan key board , touvh screen, ataupun switch setting. Display menggambarkan fungsi input /output pada saat pemrosesan dengan menggunakan media video, printer consule, plotter, dan lain sebagainya. Penyimpanan Offline menggambarkan fungsi penyimpanan informasi offline, tanpa memerhatiakan media yang digunakan media tertentu. Tabel 2.3 Simbol Proses Khusus dan Tambahan pada SIA Simbol Keputusan menggambarkan satu keputusan untuk menentuakan operasi mana yang harus dijalankan dari berbagai alternative jalur operasi yang tersedia Proses Predifined menggambarkan satu prosedur yang terdiri dari satu atau lebih operasi atau program yang tidak ditentukan pada simbol flowchart yang lain. Penghubung pada halaman yang sama (on page connector). Penghubung pada halaman yang berbeda (off page connector). Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual. Uaraian singkat kegiatan manual dicantumkan di dalam simbol. Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang untuk pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Digunakan simbol : A = menurut abjad N = menurut nomor urut T = menurut kronologis, menurut tanggal Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan. Mulai/berakhir (terminal). Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal dan akhir sebuah sistem akuntansi. . 2.9 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem terstruktur. DFD digunakan oleh analis untuk mendokumentasikan desain logika suatu sistem yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna.DFD memungkinkan pengguna mengetahui konsep analis sistem mengenai masalah yang dihadapi pengguna. 2.9.1 Simbol Yang Digunakan DFD 1. External Entity (kesatuan luar) External entity (kesatuan luar) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau system lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input (masukan) atau menerima output (keluaran) dari sistem. 2. Data Flow (arus data) Arus data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). 3. Process (proses) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. 4. Data Store (simpanan data) Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut: a. Suatu file atau database di sistem komputer. b. Suatu arsip atau catatan manual. c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. d. Suatu tabel acuan manual. e. Suatu agenda atau buku. Simpanan data DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal pararel yang tertutup di salah satu ujungnnya.